Obsługa kadrowo-płacowa
Kadry i płace to dział, który znajduje się w większości firm.
Prawidłowa obsługa kadr online wpływa nie tylko na lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa,
ale też na sam przebieg zatrudnienia pracowników a także obieg dokumentów pracowniczych.
Aktualności kadrowo-płacowe
Zakres obsługi kadrowo-płacowej firm
Obsługa kadrowo płacowa firm zajmuje się kwestiami związanymi z zatrudnieniem pracownika, a dokładniej zarządzaniem aktami osobowymi zatrudnionego oraz dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Do obowiązków działu kadr i płac należy zarządzanie:
- Dokumentacją zgromadzoną w trakcie zatrudnienia pracownika
- Umowami o pracę oraz innymi informacjami związanymi z przebiegiem zatrudnienia
- Dokumentami dotyczącymi ustania zatrudnienia
W dziale obsługi kadr online najczęściej dochodzi do obiegu dokumentów tj. zwolnienia chorobowe, zwolnienia lekarskie, wnioski o urlop, wypowiedzenia. Kadry i płace zajmują się również wynagrodzeniami pracowników.
Wszystkie wymienione wyżej dokumenty wymagają skrupulatnej obsługi tego działu, co związane jest z posiadaniem odpowiedniej wiedzy oraz doświadczenia pracowników zajmujących się obsługą kadrowo-płacową.
Obsługa kadrowo płacowa wiąże się również z koniecznością kontaktu z różnymi instytucjami m.in. Urząd Skarbowy, ZUS, co dotyczy najczęściej przesyłania różnych pism, rozliczeń, raportów.
Dokumentacja pracownicze - z czego się składa?
W zakres obsługi kadrowo-płacowej firm wchodzi również prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Można ją prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Brak dokumentacji pracowniczej lub prowadzona w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy można zostać ukaranym grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D, E i obejmują:
- w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
- w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
- w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
- w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika, przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy istnieje obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika:
- dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy
dokumentacji związanej z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego - karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosku pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
- karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).
Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji pracowniczej?
Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku należy wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Ważne! Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):
- przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
- przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
- oświadczenie (ZUS OSW)
- raport informacyjny (ZUS RIA).
Ważne! Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny.
- przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników
- poinformowanie pracowników, którzy rozpoczynają pracę, o zakresie ich obowiązków, sposobie wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz o ich podstawowych uprawnieniach
- organizowanie pracy tak, by zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy oraz osiąganie przez pracowników (przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji) wydajnej i jakościowej pracy
- organizowanie pracę tak, by zmniejszać jej uciążliwości (zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie)
- przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu
- zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników w tym zakresie
- terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzeń
- ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych
- stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy
- prowadzenie i przechowywanie w formie papierowej lub elektronicznej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe, płacowe oraz związane z wykonywaniem pracy)
- udostępnienie pracownikom w formie pisemnej treść przepisów dotyczących równego traktowania
- przeciwdziałanie mobbingowi.
Obsługa kadrowo-płacowa - do kogo jest skierowana?
- małych, średnich oraz dużych firm działających w różnych branżach
- spółek,
- jednoosobowych działalności gospodarczych.
Obsługa kadr online stanowi ważny fundament wielu firm, dlatego przedsiębiorcy dla sprawniejszego funkcjonowania swojego biznesu powinni zdecydować się na takie rozwiązanie.
Koszty dotyczące obsługi kadrowo-płacowej firm przez biuro rachunkowe uzależnione jest od zakresu obowiązków i nakładów pracy, jakie zostaną zlecone przez klienta. Obsługa kadrowo płacowa zawiera cennik, który dopasowany jest do możliwości finansowych klientów, w taki sposób, aby współpraca pod względem kosztów była korzystna.
Dlaczego profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa firm jest tak ważna?
Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa firm jest kluczowym elementem zarządzania firmą. Bez właściwej administracji pracowników i ich wynagrodzeń, nawet najbardziej innowacyjne i rentowne przedsiębiorstwo może napotkać poważne problemy. Skuteczna obsługa kadrowo-płacowa, to nie tylko kwestia działania w ramach obowiązujących przepisów, ale także – co niewątpliwie ważne – działanie mające bezpośredni wpływ na satysfakcję, zadowolenie oraz zaangażowanie dobrze obsłużonych pracowników.
Kto powinien prowadzić obsługę płac online?
Osoby odpowiedzialne za obsługę kadrowo-płacową firm powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje i wiedzę na temat prawa pracy, a także umiejętności związane z zarządzaniem dokumentacją i komunikacją z instytucjami takimi jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Wymagane jest także doskonałe rozumienie zasad i procedur dotyczących wynagrodzeń, zwolnień, urlopów i innych kluczowych aspektów zatrudnienia. Taka wiedza, umiejętności i doświadczanie pozwalają wykonywać zadania kadrowo-płacowe w sposób skuteczny i w pełni zgodny z prawem. Z tego też względu należy szukać wsparcia dla swojej firmy w tym zakresie należy korzystać wyłącznie u profesjonalistów z ugruntowaną wiedzą z zakresu obsługi kadrowej i płacowej firm.
Specjaliści od profesjonalnej obsługi kadrowo-płacowej firm
Biuro rachunkowe online to miejsce, gdzie znajdziesz specjalistów o odpowiednich kwalifikacjach do prowadzenia obsługi kadrowo-płacowej firmy. Nasi pracownicy posiadają aktualną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do skutecznego zarządzania dokumentacją pracowniczą, komunikowania się z instytucjami, a także obsługi płacowej firm.
Biuro rachunkowe online – dlaczego warto wybrać obsługę kadrowo-płacową firm?
Zarządzanie działem kadr i płac to wymagające zadanie, które nie zawsze jest proste do wykonania, zwłaszcza gdy nie mamy w tej kwestii odpowiedniej wiedzy. Jeżeli więc szukamy biura, które w sposób fachowy podejdzie do współpracy oraz zapewni stałą obsługę, warto wybrać Biuro rachunkowe online. Korzystając z takich usług, możemy liczyć na dużą wiedzę, zaangażowanie oraz doświadczenie specjalistów z zakresu obsługi kadr online.
Zarówno kontakt z pracownikami, jak i wykonywanie wszelkich zadań odbywa się zdalnie. W ten sposób klienci mogą w każdej chwili sprawdzić postępy pracy oraz szybko uzyskać ważne dla nich dokumentów.
Obsługa kadr online zdejmuje również z pracodawcy konieczność prowadzenia szkoleń dla pracowników tego działu, a także pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można przeznaczyć na inne równie istotne sprawy.
Proponujemy zapoznanie się także z naszą ofertą ubezpieczeń i prowadzeniem księgowości online.